Autenticación de documentos

Según el artículo 73 del Decreto 960 de 1970, el notario puede certificar por escrito que la firma en un documento corresponde a la de la persona que la registró ante él, luego de confrontar ambas firmas. También puede certificar que las firmas fueron colocadas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.

La autenticación solo es aplicable a documentos que no generen obligaciones directas. Esta certificación tiene el valor de un testimonio fidedigno y no otorga al documento más fuerza de la que naturalmente posee. Es importante destacar que la autenticación no equivale a un reconocimiento formal.

Para registrar una firma, se requiere ser representante legal de una sociedad, corporación, fundación u otra persona jurídica. Este registro se realiza presentando la cédula de ciudadanía y, en caso de ser representante legal de una persona jurídica, el certificado de Cámara de Comercio.

La firma registrada no es válida cuando el documento requiere presentación personal o cuando la persona que registró la firma se encuentra fuera de la ciudad donde está ubicada la notaría.

Este procedimiento es completamente gratuito y debe renovarse anualmente.

El notario puede autenticar copias mecánicas, literales o digitales, siempre y cuando estas reproducciones sean exactas al original que tiene a la vista, o contengan la integridad del documento exhibido y lo reproduzcan con fidelidad.

En documentos de múltiples hojas, cada una debe ser sellada y rubricada por el notario. Cada autenticación debe incluir la fecha del acto y la firma del notario, según lo establecido en los artículos 74 y 75 del Decreto 960 de 1970.

La autenticación se realiza en varios casos, incluyendo:

1. Documentos internos, como aquellos guardados en el protocolo de la notaría o en sus archivos.
2. Documentos externos, que son aquellos confrontados con el original o con otra copia autenticada.

El notario podrá autorizar el reconocimiento que los usuarios hagan de sus firmas puestas en un documento y/o de los contenidos del mismo.
 

El reconocimiento se realiza entre otros en los siguientes casos: 

• Documentos privados pre-elaborados.
• Otorgamiento de poderes especiales.
• Permiso de salida de los hijos menores al exterior.
• Contratos de arrendamiento
• Contratos comerciales o civiles.
• Autorizaciones a terceros para realizar trámites.
• La huella sólo se imprime a petición del usuario.